Zu jedem Jahreswechsel stellt sich die Frage, welche alten Unterlagen vernichtet werden dürfen und welche Ansprüche, Forderungen und Verpflichtungen am Neujahrstag verjährt sind.
In seinem Leitfaden über die „Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen für die Speditionspraxis“ informiert der DSLV über die bei der Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Unterlagen und der Verjährung von Ansprüchen zu beachtenden Fristen.
Der DSLV Bundesverband Spedition und Logistik erläutert in seinem Leitfaden die gesetzlichen Fristen zur Aufbewahrung von handels- und steuerrechtlich relevanten Unterlagen. Seit 1. Januar 2020 gilt: Bei der zehnjährigen Frist dürfen diejenigen Unterlagen vernichtet werden, deren letzte Eintragung vor dem 1. Januar 2010 erfolgte; bei der Sechsjahresfrist ist der 1. Januar 2014 der entsprechende Stichtag.
Bei der Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form ist das Datenzugriffsrecht der Finanzbehörde bei der Prüfung digitaler Unterlagen zu beachten. Hierzu hat das Bundesfinanzministerium die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ sowie die „Ergänzende(n) Informationen zur Datenträgerüberlassung“ neugefasst.